I vantaggi della gestione documentale digitalizzata

In quest’epoca sempre più informatizzata è fondamentale per tutti gli operatori del mondo del lavoro, sia pubblico che privato, acquisire un’adeguata formazione in materia digitale.

I vantaggi della gestione documentale digitalizzata

Ormai l’ambito amministrativo si è avvalso, con vincoli e obblighi legali, di strumenti di comunicazione e archiviazione sempre più esclusivamente digitali; risulta quindi piuttosto complicato, soprattutto per le generazioni abituate a sfruttare gli strumenti di lavoro e comunicazione tradizionali, adattarsi a questi grandi cambiamenti e mantenersi professionalmente competitivi di fronte a nuove generazioni di nativi digitali.

Attraverso specifiche piattaforme tecnologiche è possibile usufruire di molti servizi che, se da un lato obbligano a nuove e spesso scomode fasi di apprendimento, dall’altro offrono l’opportunità di acquisire metodologie di trasmissione e archiviazione documentale che risultano vantaggiose sotto molti punti di vista.

Fra i numerosi servizi all’avanguardia di gestione di documenti (vedi quello di http://www.gruppocmtrading.it/) esistono efficienti sistemi di tracciamento con cui è possibile controllare in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione (grazie al collegamento con il server) ogni tipo di comunicazione in uscita, fino al momento della completa riuscita della trasmissione dati, con possibilità di integrare modalità di avviso di ricevimento.

Aspetto importante e da non sottovalutare è la possibilità di misurare risultati e comportamento di clienti e interlocutori con sistemi di analisi programmate e impostate tramite software gestionali, in modo da rendere molto più efficiente l’orientamento della strategia di marketing di chi sfrutta tali servizi.

Per chi si affaccia ai nuovi approcci professionali digitali è consigliabile inoltre avvalersi di una buona conoscenza del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, ovvero il documento ufficiale, entrato in vigore il 1 gennaio 2006, che stabilisce le norme nell’ambito della digitalizzazione dell’area amministrativa.

Questo testo, nel tempo, è stato aggiornato attraverso varie modifiche che hanno generato in questo settore un panorama minato da numerosi e imprescindibili obblighi per realtà pubbliche e private, tanto che ormai si parla di vero e proprio ‘Diritto Digitale’ o ‘Legal Web’.

Sul sito del Ministero della Pubblica Amministrazione è resa disponibile una valida guida per chi ha l’esigenza di orientarsi nel nuovo scenario dell’Amministrazione digitalizzata, fra cui un glossario che spiega il significato di alcuni dei concetti più ricorrenti in materia, accompagnati dai principali riferimenti normativi.

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